Planejando a Taxonomia de uma intranet.

As corporações, em seus diferentes estados de maturidade, lidam com os efeitos gerados por não aplicar as melhores práticas de classificação para acesso à informação. Ou seja, por não planejarem a taxonomia de suas intranets.

Em que momento esses efeitos são sentidos?

  • Quando uma nova intranet é implantada e em poucos meses já está obsoleta. A novidade, combinada com o anseio da otimização e melhoria dos processos, acarreta na pressa pela adoção da ferramenta. Se a adesão se der de forma desorganizada, o volume de conteúdo gerado pode promover a obsolescência do repositório pela dificuldade posta ao usuário no momento de localizar as informações necessárias para cumprir os processos.
  • Quando há queda de desempenho, produtividade refreada e perda na qualidade nos processos.  Em tempos de Big Data, novas fontes de dados são ‘plugadas’ na intranet e isso pode facilmente levar a uma avalanche de dados (estruturados ou não) desordenados.

O volume de dados é um fato, bem como é necessário armazená-los e processá-los para obter a informação. A chave aqui é gerar dados de forma organizada e estruturada. Por isso é estratégico planejar e classificar a informação.

O que é a taxonomia em um repositório de conteúdo?

Apesar da abrangência do termo, taxonomia (do grego) significa “ciência da classificação” e sua prática é comum em Intranets e Portais. Porém antes de aplicar o conceito de taxonomia, é preciso planejar, analisar o negócio e os processos, questionar a atuação dos colaboradores e a cultura da empresa.

De maneira simplista, pode-se comparar essa classificação com uma estrutura de pastas, onde se armazenam arquivos. Quando conseguimos encontrar rapidamente o que procuramos, significa que a taxonomia aplicada é eficiente. Do contrário, quando “perdemos” tempo na procura, tendemos a duplicar o conteúdo em diversas pastas, a fazer uso excessivo dos recursos de buscas e filtros, ou recorrer aos atalhos. Dessa forma identifica-se a não aderência do modelo de taxonomia ao negócio.

Pelos mesmos motivos, antes de iniciar o desenvolvimento de uma Intranet, é necessário planejar o modelo taxonômico. São alguns pontos a considerar:

  • Analistas de negócios com experiência podem auxiliar muito na definição da taxonomia.
  • Em casos mais complexos, a figura de um bibliotecário pode ser utilizada.
  • É imprescindível a participação dos usuários-chave de cada área da empresa durante todo o processo.
  • Tudo tem que ser suportado por um plano de governança detalhado que envolva as áreas e comprometa todos com a qualidade e a organização das informações.

Para auxiliar no processo de planejamento da taxonomia, seja de uma Intranet ou apenas de um repositório de documentos, a Microsoft possui diversos modelos (você pode acessá-los aqui). O SharePoint Server, ferramenta da Microsoft para Intranets, possui recursos nativos que viabilizam a aplicação da taxonomia através de menus e navegação dinâmica, repositório de termos, gerenciamento de metadados, visualizações segmentadas, entre outros.

A Niteo, em complemento a esses modelos e baseada na sua experiência com o Microsoft SharePoint Server em diferentes projetos e portes de clientes, construiu camadas adicionais que aceleram o mapeamento dos níveis e formas de classificação.

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