Os 4 pilares da boa gestão à distância

Em uma pesquisa em 2019 da Hays Recruiting Experts Worldwide, 36% das empresas ofereciam ao colaborador a opção de home office e 48% das empresas a pretendiam adotar esta prática no futuro. Em 2020, porém, o home office se tornou inevitável. Contudo, muitas organizações ainda têm dificuldades e receiam perder produtividade. Sendo assim, como gerir de forma eficiente um time à distância?

Uma boa gestão deve levar em consideração 4 pilares:

  • processos;
  • tecnologia;
  • objetivos/metas;
  • comportamento.

1.      Processos

O primeiro pilar é a respeito de processos, que devem ser revistos e atualizados. É preciso determinar as diretrizes e expectativas do trabalho, ao invés de apenas apontar questões como as horas de trabalho ou a flexibilidade delas.

Dependendo da atividade, não faz diferença se o trabalho é executado de madrugada ou no meio da tarde, em outros casos, é praticamente impossível trabalhar fora do horário comercial. Por exemplo, um vendedor muito raramente falará com um cliente às 23:00.

Outra questão fundamental é a forma oficial de comunicação e a frequência. Pois existem vários meios de comunicação e devemos escolhê-los de acordo com cada caso.  Na Niteo, por exemplo, fazemos rápidas reuniões diárias via web às 8:30. Ademais, reuniões com periodicidade mais longa (como semanal ou quinzenal) podem ser realizadas para questões maiores.

É essencial destacar que o objetivo não é o micro gerenciamento para verificar se o colaborador está ou não trabalhando e, sim, a oportunidade de acompanhar a andamento das operações. É um modo de unificar a comunicação, já que todos precisão receber a mesma informação, e possibilita a colaboração dentro do time, caso alguém necessita de ajuda.

2.      Tecnologia

Atualmente, a tecnologia de colaboração disponível facilita a gestão à distância e devemos usar as ferramentas digitais a nosso favor. É possível trabalhar de forma colaborativa no mesmo documento, ter acesso a informações ou documentos a partir de qualquer lugar, se reunir a qualquer hora com a equipe ou com clientes que estejam em qualquer lugar do mundo e controlar as atividades via aplicações web.

Existem diversas plataformas e ferramentas para cada cenário institucional. É preciso adotar aquelas que se adequem a fatores internos e externos da companhia e esclarecer se todos os colaboradores conseguem acessá-las e se comunicarem de forma efetiva através delas. Apesar de não ser o ideal, caso seja extremamente necessário, essa tecnologia permite saber se o colaborador está realmente onde deveria estar ou suas horas trabalhadas.

3.      Objetivos/Metas

No gerenciamento à distância, o mais importante é o progresso em direção aos objetivos. Além da clareza nos objetivos e metas, é fundamental apresentar os números e as entregas de forma transparente. Meça sempre os resultados para ver se o prazo está sendo cumprido. Porque a baixa frequência na medição dos resultados poderá trazer surpresas negativas como descobrir um problema quando não há mais tempo para solucioná-lo.

Analise os resultados para identificar as questões que devem ser revistas, quais foram os erros e como resolvê-los e/ou evitá-los. As equipes à distância precisam compreender quais objetivos e metas que devem alcançar, além de serem notificadas periodicamente a respeito da evolução para que seja confirmada a eficácia das estratégias, possibilitando que o time seja gerenciado e se autogerencie.

4.      Comportamento

A base para o gerenciamento à distância é a confiança na equipe. Portanto conhecer o perfil de cada colaborador é fundamental e entender seu time permite que você o auxilie caso tenha dificuldades para se adaptar. Ademais, alguns elementos podem ser evitados ou incrementados para facilitar o home-office.

Reuniões

Reuniões muito longas tendem a levar alguns colaboradores a se distraírem. Por isso, defina uma agenda clara e estabeleça uma dinâmica em que todos possuam voz. Um bom líder pergunta a todos com frequência para verificar se estão envolvidos.

Bem-estar

O bem-estar dos colaboradores é fundamental para que os objetivos sejam alcançados. Então, é preciso ter em mente algumas preocupações como o fato de que, trabalhando em casa, os colaboradores têm pouca ou quase nenhuma interação pessoal com os colegas de trabalho. Portanto, devemos promover encontros para que a equipe se relacione.

Ou então, é possível separar alguns minutos antes do início das reuniões para que as pessoas falem um pouco sobre sua vida pessoal, sobre seu fim de semana ou outros assuntos fora do trabalho. Essas ações integrarão o time e possibilitarão o sentimento de pertencimento.

Ademais, em home office, frequentemente ficamos muito mais horas trabalhando sem nenhuma pausa ou trabalhamos até mais tarde sem percebermos. Faz parte de uma boa gestão compartilhar com os colaboradores as melhores práticas de bem-estar para o home office, como:

  1. definir um espaço físico bem delimitado como seu local de trabalho, mesmo que seja apenas uma pequena mesa e uma cadeira. Isso o ajudará a manter a concentração;
  2. estabelecer rotina diária, considerando:
    • horário de início do expediente
    • pausa pela manhã
    • parada para almoço com hora de retorno
    • pausa da tarde
    • horário de encerramento do expediente.
  3. ter uma rotina de atividade física por conta própria ou promovida pela empresa como uma ginástica laboral que, se feita junto com a equipe, trará além do bem-estar momentos de descontração para a equipe.

Esses 4 pilares contribuem para a produtividade constante do colaborador e fortalecem o time. No geral, são ajustes mínimos que contribuem para um ambiente corporativo saudável e eficiente. Sendo assim, podemos considerar que essa é uma mudança quanto à visão de gestão, que se atenta para as instâncias mencionadas. Dessa maneira, não importa em qual ambiente o seu time esteja, ele sempre estará desempenhando seu potencial máximo.

Se você quiser saber ainda mais sobre a gestão de colaboradores remotos, confira este meu webinar sobre o tema.

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